Universidad Técnica Federico Santa María

USM inicia proceso de digitalización de archivos académicos

Por: Comunicaciones Internas,

Dirección General de Comunicaciones.

7 - junio - 2023

La iniciativa impulsada por la Secretaría General de la casa de estudios también permitirá preservar miles de documentos almacenados desde el origen de la institución.

Facilitar el acceso al archivo histórico académico de la universidad es parte del principal objetivo que mueve al Proyecto de Digitalización Documental de la Universidad Técnica Federico Santa María, iniciativa que migrará miles de documentos académicos a formatos digitales para establecer una base de datos que expedite el acceso a esta información a los estudiantes, profesores y funcionarios, unificando además las diversas fuentes que componen el archivo general de la casa de estudios.

Impulsado por la Secretaría General, en conjunto con la Dirección de Transformación Digital y la Dirección General de Sistemas de Gestión, el proyecto se enmarca en el proceso de transformación digital iniciado por la universidad a principios de 2023 y preservará un gran numero de documentos almacenados desde el origen de la institución, entre los que se encuentran actas, fichas académicas, planos y otros manuscritos que forman parte de la memoria universitaria.

Para Jerome Mac-Auliffe, secretario general de la institución, es relevante avanzar en la digitalización de los archivos, porque “significará una mejora en la calidad de nuestros servicios, impactando positivamente tanto a quienes hacen requerimientos como para las personas encargadas de resolverlos”.

En la misma línea, Juan Carlos Lanas, director general de Sistemas de Gestión, señala que “facilitar el acceso de estudiantes a la documentación es agregar valor al nivel de capacidades tecnológicas que mantiene la universidad”, destacando que la iniciativa es mucho más amplia que solo la digitalización de documentos físicos.

“No basta solo con digitalizar. Hay que agregar las capacidades tecnológicas para poder indexar, ordenar y generar buenos buscadores, programar interfaces y aplicaciones que permitan acceder a estos documentos”, argumenta el director, explicando que, además, el proyecto es complejo, arduo y conlleva “distintas etapas”.

Diferentes fases

El Proyecto de Digitalización Documental se encuentra en una fase inicial que considera el conteo, revisión y reordenación de cerca de 20.000 carpetas de estudiantes en diferentes situaciones académicas, incluyendo titulados, egresados y retirados. Muchas de estas carpetas, además, contienen documentos y fichas de más de 50 años de antigüedad que necesitan pasar por una limpieza y reorganización.

Una vez finalizada esta primera etapa de “limpieza”, comenzaría la segunda fase que sería la de digitalización y creación de la base de datos correspondiente. En esta, según explica Carla Zamora, encargada del Archivo General, “hay que revisar los documentos de los titulados, determinar qué es lo importante y qué es lo que se va a digitalizar”. Para agilizar este proceso, explica que se estableció un manual de procedimientos que determina los criterios utilizados para la selección del material, y que también servirá para definir la forma en que las distintas unidades académicas interactuarán con el archivo.

Aunque todavía es una proyección, la universidad considera la posibilidad de una tercera fase que se enfocaría en la preservación del archivo histórico debido a que los archivos físicos están en constante peligro de deterioro. En ese sentido, la archivista asegura que las carpetas “son algo histórico” y “cultural” para la universidad. “Hay fotos, películas, incluso el testamento original de Federico Santa María; listas de los alumnos, planos de construcción, actas de compra, inventarios con el tipo de materiales que se usó para construir los edificios originales, etc.”, explica Carla Zamora.

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