La incorporación de estas nuevas herramientas, en el marco del proceso de transformación digital que impulsa la casa de estudios, busca facilitar y optimizar los flujos internos de trabajo de las diferentes unidades académicas.
Modernizar los procesos tecnológicos y optimizar los flujos de trabajo internos de la universidad son los ejes de una nueva etapa de perfeccionamiento de las herramientas y software utilizados por las unidades académicas de la Universidad Técnica Federico Santa María, las que serán parte integral de su proceso de transformación digital iniciado a comienzos de este año.
A través de un relevamiento de información, que consiste en una revisión exhaustiva y mejora de los procesos actuales, la Dirección General de Sistemas de Gestión avanza en la implementación de un software de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM, por sus siglas en inglés), que permita mejorar la experiencia interna y optimizar la labor de las unidades académicas.
“Hay que abandonar la mentalidad de gestión basada en hojas de cálculo de Excel”, señala Juan Carlos Lanas, director general de Sistemas de Gestión, destacando que “la mejora en los procesos es la pieza clave que facilita la implementación de sistemas como el CRM. Estas herramientas permiten una mejora continua, generación de estadísticas en tiempo real y una mayor eficiencia”.
Según detalla, la universidad está implementando el CRM para atender específicamente las necesidades de la Dirección General de Investigación, Innovación y Emprendimiento y la Dirección de Relaciones Estudiantiles. “Estas dos unidades serán pioneras en aprovechar el potencial del sistema para gestionar la difusión y postulación de proyectos de innovación y mejorar el ciclo de vida del estudiante de pregrado”, expresa.
Vista en 360° e integración con el ERP
Una de las principales ventajas de la mejora de procesos e implementación de herramientas como el CRM, explica el director Lanas, es ofrecer una perspectiva integral y enriquecedora del estudiante a través de una “vista en 360 grados” del alumno, lo que implica un acompañamiento de toda la etapa que el estudiante vive, incluso desde antes de entrar a la universidad.
En este sentido, los avances mencionados se relacionan con los aportes que la Dirección General de Sistemas de Gestión ha hecho a la incorporación del Sistema de Acompañamiento a la Trayectoria Estudiantil, SAT-E, que facilita el seguimiento de los estudiantes y permite mejorar la toma de decisiones por parte de la universidad. Todo ello en el marco del proceso de transformación digital de la USM.
Otra de las características del software CRM es su integración con el sistema ERP implementado en 2022, lo que a juicio del director general, “es un claro ejemplo de cómo la optimización de procesos y la implementación de herramientas avanzadas pueden trabajar juntas para mejorar la gestión de los datos y, en última instancia, beneficiar a los estudiantes”.
La autoridad también agrega que, mirando hacia el futuro, “la Dirección General de Sistemas de Gestión tiene como objetivo implementar tecnología que otorgue mayor autonomía a la comunidad universitaria, impactando positivamente en la experiencia como usuarios. No obstante, la base para estas herramientas interactivas futuras sigue siendo la mejora continua de los procesos internos”.
