La automatización de procesos que trae consigo este proyecto ha permitido a la Casa de Estudios centrarse en el acompañamiento a sus estudiantes en el proceso de matrícula.
Con grandes pasos en la automatización de procesos y mejorando calidad y disponibilidad de la información para la toma de decisiones, el proyecto de Enterprise Resourse Planning (ERP) de la Universidad Técnica Federico Santa María sigue avanzando en el proceso de modernización de los sistemas de información administrativa y financiera, incluyendo ahora aspectos del ámbito académico.
Para el Director del Proyecto sobre Gestión Integrada ERP Banner de la Institución, Christopher Nikulin, uno de los principales avances logrados en esta nueva etapa es la introducción de herramientas tecnológicas en el proceso de matrículas, tanto para el ingreso vía Demre como para el ingreso directo y la modalidad vespertina.
“La automatización de diferentes procesos en el sistema de admisión, ha permitido que el equipo de esa dirección pueda dedicarse más tiempo al servicio de los estudiantes. En la misma línea, y en base a su éxito en la atención de los postulantes, extendimos su alcance a los procesos de magíster y diplomas”, explica el director, quien es líder del proyecto.
La incorporación de información académica al ERP se suma a lo realizado durante los últimos años en el área administrativa y financiera, que ha permitido automatizar procesos y mejorar la gestión en ellas, especialmente en cuanto a la unificación de los datos, que a su vez otorga flexibilidad para responder a las necesidades del sistema de educación superior.
En este sentido, esta adición del sistema académico al proyecto permitiría, además, la integración y unificación de las diferentes nomenclaturas que existían al interior de la Universidad, ya que introduce un sistema único que respeta las particularidades de cada Campus y Sede, así como de las jornadas diurna y vespertina, en donde todos los datos se comunican de manera inmediata con el sistema administrativo.
La Directora de Admisión, Stefani Mardones, señala que “con la entrada en vigencia del sistema de acceso universitario, pudimos homologar toda la nomenclatura interna a la que el Ministerio de Educación utiliza actualmente, respondiendo con mayor facilidad a sus requerimientos”.
Próximas etapas
Desde el inicio de su implementación como único sistema para la gestión financiera y administrativa de la Casa de Estudios, en 2018, el ERP de la USM ha integrado exitosamente algunos elementos de la gestión académica, pero a corto y mediano plazo todavía existen tareas para aprovechar al máximo el potencial de esta herramienta, utilizada también por las principales instituciones educativas del mundo.
“La primera de las siguientes etapas del proyecto está asociada al servicio de exalumnos y solicitudes, en el que buscamos que cualquier estudiante obtenga su certificado de manera automática, mejorando el servicio considerablemente. Queremos pasar de 10 días hábiles de respuesta a solo diez minutos, o menos, explica Nikulin.
Tras este paso, que se espera esté disponible durante este año, se buscará gestionar el proceso de inscripciones, horarios y asignaturas a través del ERP, de forma automática y homologable, lo que permitiría mejorar la eficiencia en la disponibilidad de salas y horarios. “Este segundo proyecto implica grandes esfuerzos en limpieza y estructuración de datos, por lo que estaría disponible a finales de 2022”, añade Nikulin.
Sobre los avances y el impacto que ha generado el sistema, además de sus potencialidades, el Director del Proyecto Especial de Rectoría afirma que la versatilidad es un punto muy relevante que otorga el ERP. “El tipo de modelo de dato que utilizamos tiene la misma estructura que otras universidades en el mundo, pero manteniendo la flexibilidad que caracteriza a nuestra institución. Al tener un sistema de clase mundial, a medida que el ecosistema universitario avanza, a medida que se exigen cambios a nivel de cambios en la ley o mejoras tecnológicas, podemos modernizarnos a la par, y en este sentido, siempre ir a la vanguardia en la gestión administrativa educacional”, explica.
