Esta iniciativa desarrollada por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad, la Dirección de Transformación Digital y la Dirección de Comunicaciones Estratégicas y Extensión Cultural fue presentada en el Campus Casa Central Valparaíso y transmitida por USM TV.
Coordinar y organizar la aplicación de estudios de opinión de manera eficiente y estratégica es el objetivo del Protocolo de Calendarización de Encuestas USM, lanzado recientemente por la Universidad Técnica Federico Santa María, en un encuentro presencial y transmitido por USM TV que reunió a los principales solicitantes de este tipo de mediciones en la casa de estudios.
Elaborado a partir del trabajo colaborativo de las direcciones de Aseguramiento de la Calidad, Transformación Digital y Comunicaciones Estratégicas y Extensión Cultural, el documento establece lineamientos para la gestión de encuestas en la universidad, asegurando la optimización de los recursos, la calidad de la información recolectada, la obtención de datos oportunos para la toma de decisiones y minimizando la saturación de la información recibida por la comunidad universitaria.
Para ello, el protocolo prioriza necesidades de información, de acuerdo a los objetivos institucionales, evita superposiciones de encuestas aplicadas simultáneamente a los mismos grupos de interés, asegura la calidad del proceso y además fomenta el uso de datos existentes y metodologías alternativas para reducir la circulación de nuevas encuestas.
Sobre esta iniciativa, la directora de Aseguramiento de la Calidad de la USM, Paula Beale, valoró que se trata del resultado “de un trabajo colaborativo entre varias direcciones para hacer una propuesta a la comunidad que implique mejorar nuestros procesos y la recolección de información”.
En la misma línea, destacó que “también es un llamado a revisar las distintas fuentes de información para evaluar si las encuestas que estamos haciendo son efectivamente el mecanismo indicado en cada caso o si podemos acudir a otras fórmulas. Es un paso necesario para no sobrecargar a la comunidad y mejorar las tasas de respuesta”.
Protocolo, seguridad de los datos y relevancia de la comunicación
La presentación del protocolo en el Salón de Actos del Edificio T del Campus Casa Central Valparaíso de la USM contó con la participación de Patricia Ruiz, encargada de planificación y gestión de la calidad de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad de la institución, y Natalia Riveros, profesional de estudios institucionales de la Dirección de Planificación y Desarrollo de la casa de estudios, quienes explicaron el contexto de la elaboración del documento, así como sus objetivos, alcance, marco normativo, responsabilidades, lineamientos y criterios para la aprobación de encuestas y el procedimiento de calendarización.
Posteriormente, el jefe de Gobierno de Datos de la Dirección de Transformación Digital de la universidad, Mauricio Saldivia, explicó los aspectos más relevantes de la privacidad de datos en el marco de las encuestas institucionales, como las definiciones clave, los marcos regulatorios y las buenas prácticas en esta materia, como la limitación en la recopilación y almacenamiento de datos personales.
El evento culminó con la presentación de la subdirectora de Contenidos de la Dirección de Comunicaciones Estratégicas y Extensión Cultural, Carolina Pinilla, quien se refirió al rol clave de la comunicación en la efectividad de las encuestas, donde expuso los métodos y procedimientos para conectar con los públicos y motivarlos a responder los estudios enviados.
