La plataforma, desarrollada por el equipo ExUmbrIA, utiliza inteligencia artificial para orientar las consultas sobre normativa institucional y contribuir a una gestión más eficiente de los documentos que regulan la vida universitaria.
Facilitar el acceso a la normativa institucional y acercar los reglamentos a toda la comunidad universitaria es el propósito de GIRU: Gestión Inteligente de Reglamentos Universitarios, proyecto desarrollado por el equipo ExUmbrIA, integrado por los estudiantes Arturo Vegas, José Díaz, Gabriel Viteri, Isaac Arias, Patricio Pereira y Andrés González y que, será presentado en la nueva edición de la Feria Software que realizará la Universidad Técnica Federico Santa María de forma simultánea en sus campus y sedes.
La iniciativa surgió a partir de una problemática planteada por el profesor Gabriel Jara, relacionada con las dificultades para identificar qué documentos normativos de la Universidad se encuentran vigentes. Esto, debido a que la elaboración de nuevos reglamentos puede modificar o reemplazar disposiciones anteriores, mientras que el repositorio institucional Transparencia Digital reúne documentos que abarcan desde 1972 hasta la actualidad, incluyendo algunos que ya no están en aplicación.
Actualmente, Secretaría General es la unidad encargada de responder las consultas sobre esta materia y mantener un registro de los documentos vigentes, proceso que requiere una actualización manual. Frente a este escenario, el equipo formado por estudiantes de Ingeniería en Informática de la Sede Viña del Mar propone una herramienta que facilite la búsqueda y consulta de información, permitiendo acceder a los antecedentes de manera más rápida y sencilla.
La propuesta también considera las necesidades de los estudiantes, especialmente de quienes ingresan por primera vez a la Universidad y deben familiarizarse con una normativa que regula aspectos relevantes de su trayectoria académica, como el riesgo académico, las condiciones de eliminación y las sanciones.
“Muchas veces los estudiantes no consultan directamente los reglamentos, porque no forman parte de sus actividades habituales, por eso, contar con una herramienta donde puedan hacer preguntas específicas y recibir explicaciones en un lenguaje sencillo puede ser de gran ayuda”, explicaron desde el equipo.
La plataforma funciona desde computadores y dispositivos móviles e incorpora un visualizador que permite revisar los documentos directamente en el sitio web, sin necesidad de descargarlos. De esta manera, busca que el conocimiento de la normativa no esté concentrado únicamente en Secretaría General, sino que se encuentre disponible para estudiantes, profesores y funcionarios, promoviendo consultas autónomas y contribuyendo a disminuir los requerimientos que recibe diariamente esta unidad.
En su desarrollo, el equipo contó con la colaboración de la Cámara Chilena de Inteligencia Artificial, instancia en la que recibió orientación y tutorías técnicas.
Respecto de las proyecciones, los estudiantes esperan que la universidad pueda adoptar oficialmente la plataforma e incorporarla a sus servicios institucionales. Asimismo, reconocen que GIRU podría extenderse a otras instituciones de educación superior que enfrentan desafíos similares en la gestión de sus reglamentos.
“Creemos que esta solución tiene potencial para ir más allá de la universidad, porque es una problemática que también existe en otras instituciones. Nos han comentado que hay universidades interesadas en herramientas de este tipo, por lo que vemos una oportunidad para seguir desarrollando el proyecto”, señalan.
