La Casa de Estudios ha logrado fortalecer su quehacer, a través de un modelo orientado a la resolución de problemas y deficiencias de carácter histórico.
La consolidación de un nuevo modelo de trabajo de sistemas integrados y orientados a la resolución de problemas es el principal resultado de la última fase del proceso de modernización tecnológica de la gestión administrativa, financiera y académica que la Universidad Técnica Federico Santa María ha desarrollado, a través de la implementación del proyecto de Enterprise Resourse Planning (ERP).
Este es un importante avance para la Casa de Estudios, dado que el sistema anterior -AS400- no solo impedía la implementación de soluciones de alto nivel y de largo plazo, sino que, además, obligaba a que las distintas problemáticas que se presentaban tuvieran que adaptarse a los requerimientos técnicos que ofrecía, limitando el quehacer institucional.
Por ello, una vez el implementado el proyecto ERP se concretaron logros relevantes, como el desarrollo de un sistema de matrículas completamente en línea, a nivel de pre y postgrado, la reducción de tiempos de espera en la entrega de diferentes documentos, una mayor agilidad, transparencia y claridad en los procesos institucionales de pagos y compras, además de facilitar la gestión interna y externa de datos, entre otras mejoras.
Al respecto, Christopher Nikulin, Director General de Sistemas de Gestión, señala que “todos los avances que hemos podido implementar se deben a que el ERP ha logrado establecer un nuevo modelo de trabajo, que marca el inicio de una etapa orientada a la resolución de problemas y con ejes en la transparencia, trazabilidad y confiabilidad de los datos. Ahora podemos gestionar la información, para que en toda la Universidad se entregue el mismo nivel de atención, permitiendo que exista equidad entre Campus y Sedes”.
En la misma línea, la autoridad agrega que “este cambio era necesario, ya que nos enfrentábamos a problemas históricos, que venían siendo detectados con anterioridad al Proceso de Acreditación 2011, como la falta de integración de los datos institucionales, cuestión que pudimos corregir con esta modernización de los sistemas y que no se podría haber logrado con el sistema anterior. Esto, además, nos ubica a la vanguardia entre las universidades nacionales, en lo que a sistemas de gestión administrativa se refiere”.
Orden administrativo y financiero
Uno de los aspectos que marca el nuevo modelo de trabajo señalado por el profesor Nikulin es que, en el ámbito administrativo-financiero, todos los sistemas incorporados por la Institución funcionan con fecha de cierre independiente y cuentan con procesos de auditoría, promoviendo la transparencia y la retroalimentación informativa. Antes del 2014, estos procesos y la regularidad de ellos no estaba establecida, lo que comenzó a corregirse paulatinamente desde esa fecha.
Lo anterior, dado que con el ERP no es posible cubrir errores, ya que el cierre de un proceso impide volver atrás y modificarlo, obliga a observar cualquier falla y subsanarla en el siguiente proceso. Hoy gracias a este sistema se detecta el error y su origen, facilitando la implementación de soluciones, que gracias a la nueva estructura de este sistema son más confiables.
Un ejemplo del impacto de la transparencia y retroalimentación informativa en los procesos de gestión se da en el nuevo sistema de facturas, que al conectarse en línea con el Servicio de Impuestos Internos ha permitido mejorar la relación con los proveedores de la Casa de Estudios, así como recuperar importantes documentos tributarios.
Según destaca Joaquín Henríquez, Director de Recursos Humanos (I), “otro avance importante en esta materia es la mayor claridad en la información referente a las remuneraciones, tanto en las asignaciones académicas adicionales (de origen interno y externo) como en las cotizaciones previsionales y de salud, ya que antes no existía de desglose de haberes y descuentos”.
De la misma forma, explica Lionel Valenzuela, Director General de Asistencia Técnica, la codificación del detalle del consumo de recursos y remuneraciones por proyectos, así como las diferentes prestaciones de servicios que realizan los departamentos académicos y direcciones administrativas ha optimizado los tiempos de reconocimiento de estas actividades, asegurando con ello la disponibilidad financiera para sus proyectos.
“Esto ha sido fundamental para la gestión de la Universidad y sus distintas unidades, ya que nos permite identificar claramente los ingresos y egresos que se reciben por auditoria”, sostiene.
Los estudiantes también se han visto beneficiados con estos avances en la gestión administrativa, como en la transparencia de los mecanismos de pago de ayudantías, que ahora se realizan de forma online. En tanto, el nuevo modelo de cuenta corriente, implementado en 2020, introdujo la información histórica de pagos y deudas, lo que permite a los alumnos conocer los montos asignados por becas y créditos.
Una nueva gestión académica
Uno de los principales hitos del nuevo sistema ERP de gestión administrativa fue el cambio en el proceso de matrícula, que durante el periodo 2019-2020 comenzó a desarrollarse de forma online. “La experiencia para los estudiantes es totalmente distinta, porque desde que comenzó a rendirse la Prueba de Transición Universitaria (PTU), terminaron las largas filas que caracterizaban a nuestro proceso de matrícula, ya que ahora este es totalmente remoto. Esto es especialmente significativo para nuestros alumnos de regiones y sus padres, quienes no deben costear traslados ni permanencia para matricularse, cosa que sí ocurría anteriormente”, explica Stefani Mardones, Directora de Admisión.
Asimismo, detalla Patricio Núñez, Director General de Vinculación con el Medio, el sistema ha beneficiado a los miles de exalumnos de la USM, que ahora pueden obtener de manera inmediata diversos certificados. “Toda la gestión manual se reduce con este nuevo sistema, permitiendo que puedan contar con la información de manera rápida y desde cualquier lugar del mundo. Además, les es posible acceder a más ofertas laborales y de prácticas exclusivas”, destaca.
El siguiente paso, agrega el director Nikulin, es la próxima implementación del nuevo Student Banner, que moderniza al actual SIGA, facilitando la inscripción de asignaturas, agilizando las convalidaciones y entregando en línea toda la información al Ministerio de Educación. Con una actualización de notas parciales más rápida también permitirá trabajar con los profesores para generar alertas tempranas.
“Cada uno de estos cambios es posible gracias al nuevo sistema, porque integra fácilmente las herramientas modernas de gestión, permitiéndonos centrarnos en las soluciones a los diferentes problemas que puedan surgir. Este es un punto de inicio para mantenernos actualizados y preparados para los futuros desafíos en esta materia”, concluye.
